Hóa đơn giá trị gia tăng là loại chứng từ ghi nhận thông tin hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hòn Ngọc Việt thông tin đến doanh nghiệp các thủ tục cần làm khi đặt in hóa đơn giá trị gia tăng.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài Chính.

Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng là những doanh nghiệp, tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

Lưu ý: Nếu Doanh nghiệp là đơn vị kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì phải sử dụng hóa đơn bán hàng (Doanh nghiệp lên Chi cục Thuế mua).

Trình tự thủ tục đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Bước 1: Lập đơn đề nghị về sử dụng hóa đơn đặt in

Trước khi đặt in hóa đơn GTGT thì doanh nghiệp phải gửi “ Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in” (Mẫu số 3.14 kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 2: Đón tiếp các cán bộ thuế đến doanh nghiệp kiểm tra

Khi các cán bộ thuế đến kiểm tra trụ sở chính của doanh nghiệp. Các bạn cần chuẩn bị:

• Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính đó. Có văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính của doanh nghiệp hợp pháp như hợp đồng thuê nhà hay giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đăng ký mẫu dấu và dấu tròn.
• Có bàn ghế, sổ sách, các dụng cụ hay nguyên vật liệu chứng tỏ doanh nghiệp có hoạt động.
• Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp các hàng hóa, dịch vụ. Chứng tỏ doanh nghiệp có khách hàng và có nhu cầu xuất hóa đơn cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Bước 3: Tìm đơn vị in hóa đơn

Theo Điểm a Khoản 4 Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định nhà in phải có đủ điều kiện sau:

• Đơn vị in hóa đơn giá trị gia tăng phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực. Và phải có giấy phép hoạt động ngành in gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm (có thể đến Chi cục thuế để cập nhật danh sách các đơn vị in này)
• Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.

Bước 4: Thanh lý hợp đồng in

Sau khi đã nhận xong hóa đơn đặt in, các bạn phải tiến hành:

• Thanh lý hợp đồng với nhà in. (nếu không thanh lý sẽ bị phạt)
• Yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ (để thực hiện hạch toán sau này)

Bước 5: Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC quy định về thời gian phát hành hóa đơn như sau:

• Chậm nhất là 02 ngày trước khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn về trình tự, thủ tục đặt in hóa đơn giá trị gia tăng doanh nghiệp cần nắm để thực hiện cho đúng luật.

Ngoài ra, theo Luật quản lý thuế 2019 quy định việc bắt buộc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Vì vậy, các đơn vị nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để tiếp cận với các quy định pháp luật cũng như chuẩn bị trang thiết bị & nguồn nhân lực đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử HNV-E-Invoice giải quyết tất cả công việc hạch toán, kế toán từ cơ bản đến nâng cao, là trợ thủ đắc lực dành cho mọi kế toán của doanh nghiệp.

                  Doanh nghiệp có nhu cầu đặt in hóa đơn giá trị gia tăng hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử HNV-E-Invoice vui lòng liên hệ vào số hotline 1900636200 để được hỗ trợ.