Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử ngay; “Việc hôm nay chớ để ngày mai!”

1. Những hạn chế của hóa đơn giấy

Đã 1 năm kể từ ngày nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử có hiệu lực. Nhiều doanh nghiệp tiên phong chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với vô số hạn chế đến từ việc sử dụng hóa đơn giấy.
Việc sử dụng hóa đơn giấy mang lại hạn chế gì? Doanh nghiệp bạn có đang vướng phải những hạn chế này hay không?
• Viết tay hóa đơn giấy vừa mệt lại vừa mất thời gian
• Đã tốn kém chi phí in ấn lại còn bất tiện trong chuyển phát hóa đơn
• Lại còn bị phạt nếu không may làm thất lạc hóa đơn
• Hạn chế trong lưu trữ, gây khó khăn trong việc tìm kiếm
Đây là những khó khăn mà tất cả các doanh nghiệp còn đang sử dụng hóa đơn giấy gặp phải.

Hóa đơn giấy mang lại nhiều hạn chế đối với sự phát triển của doanh nghiệp

2. Tại sao doanh nghiệp trì hoãn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử?

Tại sao việc sử dụng hóa đơn giấy mang lại nhiều bất cập & rủi ro, yếu kém nhưng các doanh nghiệp vẫn cố trì hoãn việc sử dụng hóa đơn điện tử?
Nguyên nhân là do đâu?
• Doanh nghiệp muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy vì đã “trót” đặt in với số lượng lớn.
• Chưa nắm bắt được đầy đủ thông tin, quy định về việc chuyển đổi sử dụng sang hóa đơn điện tử của Chính phủ.
• Tâm lý ngại thay đổi đến từ các cấp quản lý và người trực tiếp thực hiện là kế toán của doanh nghiệp vì đã quen với việc sử dụng hóa đơn giấy
• Lo ngại về thủ tục và chi phí triển khai hóa đơn điện tử
• Không tin tưởng vào chất lượng phần mềm cũng như uy tín nhà cung cấp
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rằng: Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay, việc doanh nghiệp dựa vào những lý do trên để trì hoãn việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã vô hình chung làm mất đi cơ hội bứt phá để thành công và làm giảm lợi thế cạnh tranh doanh nghiệp so với đối thủ.

3. Doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm sẽ đem lại lợi ích gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với tất cả các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam đã chính thức có hiệu lực hơn 1 năm và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Nhiều doanh nghiệp hưởng ứng và đi đầu trong việc triển khai thành công hóa đơn điện tử trên khắp cả nước. Đặc biệt, tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM đang hướng tới mục tiêu hoàn thành việc phủ sóng hóa đơn điện tử 100% tại các doanh nghiệp trong năm 2020.
Như vậy, việc doanh nghiệp cố tình “trì hoãn” sử dụng hóa đơn điện tử là điều không thể. Thay vào đó, việc doanh nghiệp cần làm là chủ động tiếp cận hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng. Việc sớm sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về kinh tế, nhân lực, quản trị cho doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường đang không ngừng cạnh tranh & phát triển như hiện nay.
Trên thực tế, các doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã chứng minh được những lợi ích thiết thực đối từ việc chuyển đổi sớm:
• Có cơ hội làm quen với những quy trình, quy định mới về hóa đơn điện tử: Đây là lợi ích thiết thực nhất của việc sử dụng hóa đơn điện tử sớm mang lại mà các doanh nghiệp và kế toán đã kiểm chứng được. Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm thiểu tối đa những rủi ro gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa các công việc liên quan đến hóa đơn: sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian viết tay hóa đơn, tiết giảm những công đoạn không cần thiết, rút ngắn thời gian phát hành, xử lý, quản lý & lưu trữ hóa đơn.
• Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh và quá trình thanh toán của khách hàng: thay vì phải mất từ 3 ngày đến một tuần để khách hàng của doanh nghiệp nhận được hóa đơn giấy qua chuyển phát nhanh và tiến hành thanh toán thì việc gửi hóa đơn điện tử ngay tức thì cho khách hàng qua email sẽ rút ngắn thời gian thanh toán của khách, giúp việc thu hồi công nợ của của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng hơn.
• Mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp: trên thị trường cạnh tranh, doanh nghiệp nào áp dụng công nghệ hiện đại, tối ưu được quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp đó sẽ có được ưu thế so với đối thủ. Vì thế cho nên việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp có thể coi là bước đệm cần thiết cho một sự bức phá trong tương lai.
• Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp gây được ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác: Hóa đơn là một trong những ấn phẩm được gửi tới khách hàng nhiều nhất ngoài các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Hóa đơn điện tử được thiết kế đẹp mắt, đến tay khách hàng nhanh chóng sẽ tạo được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đây cũng là cách doanh nghiệp thể hiện sự uy tín & chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

4. Hóa đơn điện tử HNV-E-Invoice là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế,… cho hơn 20.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân. Hòn Ngọc Việt hiểu hơn ai hết những khó khăn, bất cập của người làm kế toán và doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử HNV-E-Invoice của Công ty TNHH Đầu tư Hòn Ngọc Việt sẽ là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, giao diện thân thiện & dễ dàng sử dụng. Phần mềm HNV-E-Invoice được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Đồng thời giải quyết tối đa các vấn đề về hóa đơn mà doanh nghiệp đang gặp phải nhờ những tính năng ưu việt như:
• Phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi ngay cả trên Mobile chỉ cần có kết nối Internet thuận tiện cho cả kế toán và giám đốc.
• Chẳng lo nhập lại dữ liệu, đơn giản hóa quy trình khi kết nối thông minh với các phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm kế toán, bán hàng & các phần mềm quản trị khác.
• Bảo mật an toàn tuyệt đối
• Tiết kiệm chi phí tối đa vì chỉ cần 450đ/số hóa đơn điện tử thay vì 25.000đ/hóa đơn giấy như trước đây
• Chất lượng chuyên môn tư vấn cao, đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ tận tình 24/7 trong suốt quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ.

Như đã nói ở trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp kể từ tháng 7/2022, vì vậy các doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt.

Hiện nay cũng có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính cấp phép. Điển hình như Hòn Ngọc Việt – một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu với phần mềm hóa đơn điện tử HNV-E-Invoice.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, an toàn, giao diện thân thiện & dễ dàng sử dụng thì HNV-E-Invoice chắc chắn là sự lựa chọn tối ưu nhất dành cho bạn. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc đăng ký dùng thử miễn phí TẠI ĐÂY